Politique de confidentialité – Logiciel immobilier

Cadre légal :
Le présent document a pour but de respecter le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (GDPR/RGPD) UE 2016/679.

Tous les termes spécifiques de ce document, notamment “Responsable de traitement”, “Sous-traitant”, “Droit à l’oubli”, “Portabilité des données”, sont défini dans le règlement européen UE 2016/679.

Client :
Est appelé “Client” dans le présent document toute société ou personne physique ayant contractualisé l’utilisation d’un des logiciels de la Sogis SPRL/BVBA.
Le Client reste Client de Sogis SPRL/BVBA tant que le contrat n’a pas été dénoncé dans une des deux parties, dans le respect des Conditions Générales de Vente.

Logiciel :
Est appelé le “Logiciel” le programme informatique contractualisé par le Client auprès de Sogis SPRL/BVBA

La gamme des logiciels de Sogis SPRL/BVBA est la suivante :

• Sogis-Syndic, logiciel de copropriété à destination des Syndics de copropriété
• Sogis-Gestion, logiciel de gestion locative à destination des gestionnaires de patrimoine immobilier
• Optimis, logiciel de gestion de projet et de facturation, à destination de l’ensemble des clients de Sogis SPRL/BVBA.

Responsable de traitement :
Le Client est le responsable de traitement des données stockées dans le ou les Logiciel(s) qu’il a contractualisé auprès de Sogis SPRL/BVBA

En ayant signé un bon de commande pour un Logiciel, que ce soit à la vente ou à la location, le Client devient Responsable de Traitement des données stockées dans le logiciel. En utilisant le Logiciel, le Client est informé qu’il est le Responsable de Traitement des données stockées dans le logiciel.

Sous-traitants :
Sogis SPRL/BVBA, rue de l’industrie, 20, B-1400 Nivelles, TVA BE 0834 170 603 est le Sous-Traitant du Client.

Sous-sous-traitants :
Les sous-traitants du sous-traitant Sogis SPRL/BVBA sont :

a) Hébergement, e-mail et envoi de SMS :
OVH SAS, 2, rue Kellerman 59100 Roubaix, France

b) Statistiques de visite :
Google LLC 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, États-Unis.

c) e-mailing :
Mailjet SAS, 13-13 bis, rue de l’Aubrac – 75012 Paris

Sous-traitants du Responsable de Traitement – Syndic et Gestion Locative :
Dans le cadre de l’utilisation des logiciels Syndic V3 et Gestion V3, le Client fait appel à Sogis SPRL/BVBA pour gérer ses lots, copropriétés, et mandats de gestion. Le Client fait également appel à plusieurs sociétés Sous-traitantes, et à demandé à Sogis SPRL/BVBA de mettre en place des passerelles informatiques avec ces sociétés sous-traitantes.

Dans ce cadre, Sogis SPRL/BVBA a fourni aux sociétés suivantes un Addendum comportant le détail des responsabilités de chacun, et informant clairement du rôle de chaque partie :
• Ista Bruxelles – Square Marie Curie, 50 B-1070 Bruxelles
• Trinergy S.P.R.L. – Avenue Georges Henri, 393 B-1200 Bruxelles
• RICOH – Medialaan, 28a B-1800 Vilvoorde, Belgique
• TECHEM – Rue De Koninck, 40 Boîte 1-3 B-1080 Bruxelles
• INCH – Rue du Mont des Carliers, 20 7522 Tournai
• BASWARE – Clinton ParkNinovesteenweg,196 B-9320 Erembodegem

Sogis SPRL/BVBA a également mis en place le traitement automatisé des fichiers en provenance de la société :
• Isabel, générant des fichiers CODAs et traitant les fichiers SEPA. Il n’y a pas de coopération écrite entre ces deux sociétés puisque c’est le client qui fait la démarche de transférer manuellement les fichiers compatibles entre Sogis SPRL/BVBA et Isabel.

Données personnelles collectées :
Dans le cadre de l’utilisation d’un des logiciels commercialisés par Sogis SPRL/BVBA, le Client doit respecter le règlement européen UE 2016 / 679 sur la protection des données personnelles.

a) Ne pas conserver les données personnelles au delà des délais légaux
Le Client dispose dans le Logiciel d’une fonctionnalité “Anonymisation des données personnelles” lui permettant d’activer l’anonymisation automatique, ou de la lancer manuellement à une certaine fréquence.

Le Client, en tant que Responsable de Traitement, est responsable de l’exécution de cette fonctionnalité

b) Traiter le Droit à l’oubli
Le Client dispose dans le Logiciel d’une fonctionnalité “Droit à l’oubli”. Dans le cas où un client du Client exerce son Droit à l’oubli, le Client doit utiliser cette fonctionnalité.

c) Traiter le Droit à l’effacement
Le Client dispose dans le Logiciel d’une fonctionnalité de Suppression de fiche Client. Dans le cas où un client du Client exerce son Droit à l’effacement, le Client doit utiliser cette fonctionnalité

d) Tenir ses Registres de traitement
Le Client est responsable de la tenue de ses registres de traitement. Concernant le registre de traitement du Logiciel, Sogis SPRL/BVBA le fourni dans la rubrique Support du Logiciel. Ce registre est mis à jour par easySolutions en cas d’évolution des fonctionnalités de traitement de données personnelles.

Si le Client n’est pas à jour du paiement des factures de location ou de contrat de maintenance, Sogis SPRL/BVBA se réserve le droit de ne pas mettre à jour le registre de traitement.

e) Fournir les données personnelles
Le Client dispose dans le Logiciel d’une fonctionnalité de Portabilité des données. Dans le cas où un client du Client exerce son droit à recevoir ses données personnelles dans un format informatique standard, le Client doit utiliser cette fonctionnalité.

Accès aux données :
Le Client est le seul responsable des accès au Logiciel ouverts à ses collaborateurs. Le Client dispose de fonctionnalités avancées pour déterminer les droits de chaque collaborateur. Il peut notamment interdire la visualisation des données des clients, ou encore interdire l’impression des listes des clients. La création des comptes utilisateurs est faite par le Client, qui dispose de toutes les fonctionnalités pour le faire.

Le Client est informé qu’il dispose de ces fonctionnalités, et s’assure de donner les niveaux d’accès correspondant au profil de chacun de ses collaborateurs.

Stockage des données personnelles :
Les données du Client sont stockées chez le sous-sous-traitant indiqué dans le paragraphe Sous-sous-traitants.

Transfert de données :
Dans le cas où le Client demande à Sogis SPRL/BVBA d’importer des données personnelles de son ancien logiciel vers le Logiciel, Sogis SPRL/BVBA refusera tout échange par e-mail, non sécurisé.

Pour cela, le Client dispose d’un espace de dépôt sécurisé de fichier, dans le menu Support du logiciel. Cet espace garantit un transfert sécurisé et crypté du fichier.

Stockage des e-mails :
Si le Client a contractualisé auprès de Sogis SPRL/BVBA l’hébergement de ses adresses e-mails, le Client est informé que le stockage des messages est assuré par le sous-sous-traitant indiqué dans la rubrique Sous-sous-traitant.

Le Client reste le seul responsable de la destruction dans les délais légaux des e-mails qui sont stockés chez le sous-sous-traitant. Le Client dispose de tous les outils pour supprimer les e-mails stockés chez le sous-sous-traitant. Si le Client supprime un e-mail, le sous-sous-traitant n’en garde aucune copie de sauvegarde.

Le Client est responsable de la tenue du Registre de Traitement concernant le stockage des e-mails.